Pengantar Kearsipan, Dari Isu Kebijakan ke Manajemen

Sunday, 11 March 2018 2 komentar
Pengantar Kearsipan, Dari Isu Kebijakan ke Manajemen
Aldi Rahman Untoro




Muhammad Rosyihan Hendrawan , SIP., M.Hum. merupakan Dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Beliau lulus Program Sarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga, kemudian menyelesaikan Program Magister Ilmu Perpustakaan dan Informasi di Universitas Indonesia. Beliau aktif menulis di jurnal nasional maupun internasional. Pernah menjadi pembicara di Library and Information International Conference di Quezon City, Filipina, the International Conference on Record and Libraries di UNAIR Surabaya, Semiloka Kepustakawanan Indonesia di UPI Bandung, Business and Information International Conference di Bali dan beberapa forum ilmiah lainnya. Saat ini beliau menjabat sebagai Tim Ketahanan Arsip dan Tim Penilai Jabatan Fungsional Arsiparis Universitas Brawijaya, dan Sekretaris Fadel Muhammad Resource Center Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.

Mochamad Chazienul Ulum, S.Sos., MPA. merupakan Dosen Administrasi Publik di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya. Beliau menyelesaikan Program Sarjana Administrasi Negara di Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, dan melanjutkan pendidikan Program Magister Public Administration, Faculty of Management Sciences, Prince of Songkla University, Thailand. Beberapa buku yang ditulis oleh beliau, Leadership (Dinamika Teori - Pendekatan dan Isu Strategis Kepemimpinan Sektor Publik), Manajemen Bencana (Pengantar Pendekatan Proaktif), Perilaku Organisasi (Menuju Orientasi Pemberdayaan), Environmental Governance (Isu, Kebijakan dan Tata Kelola Lingkungan Hidup).

Kearsipan muncul sebagai solusi terhadap beberapa permasalahan yang ada saat ini. Arsip seharusnya menjadi sumber informasi. Maka pengelolaan arsip begitu penting. Sebab arsip merupakan informasi dari suatu kegiatan administrasi. Arsip merupakan refleksi dan rekaman dari perjalanan kehidupan bermasyarakat dan bernegara.

Ketika arsip surat perintah 11 Maret (Supersemar) tahun 1966 hilang, hal yang demikian menjadi pukulan telak bagi arsiparis dan negara Indonesia. Saat kasus sengketa antara Malaysia dan Indonesia terkait dengan masalah Pulau Sipadan dan Ligitan di Kalimantan Timur. Indonesia harus mengakui kekalahan di Mahkamah Internasional, sebab bukti yang dimiliki oleh Indonesia lebih sedikit dari Malaysia. Pentingnya arsip bukan hanya untuk negara, melainkan bagi setiap individu. Seorang Dahlan Iskan yang menjadi terdakwa kasus dugaan korupsi, karena masalah administrasi.

Kebijakan kearsipan merupakan kebijakan yang mengatur segala hal terkait pelaksanaan manajemen kearsipan sebuah lembaga. Records management (manajemen arsip dinamis) menekankan pentingnya kebijakan dengan penetapan, pendokumentasian, pemeliharaaan, penyebarluasan kebijakan, baik prosedur maupun praktik pengelolaan arsip dinamis, untuk akuntabilitas, maupun informasi tentang kegiatan yang dilaksanakan.

Menurut Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip ialah rekaman kegiatan atau peristiwa, dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan bernegara. Sedangkan kearsipan ialah hal-hal yang berkaitan dengan arsip.

Berdasarkan ancangan kontinental dari Belanda, Arsip berdasarkan fungsinya ada dinamis (records) dan statis (archives). Arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu, aktif, in-aktif, dan vital. Aktif frekuensinya sering digunakan, sementara in-aktif sudah jarang digunakan dan untuk yang vital, tak tergantikan. Bagaimana perasaan kita ketika benda yang dibutuhkan, kemudian ternyata sulit ditemukan? Inilah pentingnya menyusun arsip secara baik dan teratur. Manajemen rekod dan arsip yang efektif adalah syarat, untuk tata kelola pemerintahan yang baik, penegakan hukum yang adil, transparansi administrasi, preservasi dan konservasi memori kolektif yang dimiliki umat manusia, dan merupakan akses bagi warga menuju informasi.



Buku berjudul “Pengantar Kearsipan : Dari Isu Kebijakan Ke Manajemen” ini ditujukan untuk Pemerintah, Arsiparis, Tenaga Pengelola Kearsipan, Mahasiswa dan Akademisi berbagai bidang, baik bidang Kearsipan, Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Administrasi Publik, serta beragam bidang lainnya. Sebenarnya setiap bidang membutuhkan arsip, baik itu perpajakan, kedokteran, perbankan, dan lain sebagainya. Dengan buku ini, semoga kita dapat menyadari pentingnya arsip bagi negara, lembaga, organisasi, dan manusia.

2 komentar:

Post a Comment

Silahkan memberikan komentar menggunakan bahasa yang baku dan tanpa singkatan. Terima kasih atas perhatiannya, semoga sukses :)

 

©Copyright 2011 Aldi Rahman Untoro | TNB